Wenn Google Forms
nicht mehr darf.

Felder mit der Maus anordnen, in Spalten legen und Gruppen anlegen, die sich beliebig oft wiederholen lassen, etwa für mehrere Personen im Haushalt oder mehrere Positionen pro Antrag. Fünf Vorlagen nehmen den leeren Anfang ab. Derselbe Editor funktioniert vollständig per Tastatur.

Lange Anträge werden in Schritte geteilt. Bedingungen blenden einzelne Felder und ganze Schritte ein und aus, auch abhängig davon, wie weit ein eingetragenes Datum von heute entfernt liegt. Vor dem Absenden steht auf Wunsch eine Prüfseite mit allen Angaben, danach eine selbst geschriebene Abschlussseite statt eines Standard-Danke.

Logo, Farben und Abstände legen Sie pro Projekt fest, auf dem fertigen Formular steht nirgends Portivo. Eingebettet wird es mit einer Zeile Code, egal ob WordPress, Elementor oder statische Seite. Wer nichts einbauen möchte, verschickt den Direktlink. Eine eigene Domain für die Formulare ist in Entwicklung.

Datenbank, Dateien und Sicherungskopien liegen in Deutschland, betrieben wird die Plattform aus Österreich, Benachrichtigungsmails laufen über Brevo in Frankreich. Antworten und hochgeladene Dateien werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, auch in den Sicherungen. Auskunft und Löschung nach Art. 15 und 17 erledigen Sie selbst im Dashboard, ohne Ticket an uns. Alle Auftragsverarbeiter stehen namentlich in der Datenschutzerklärung, einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.

Jede Einreichung geht als Mail an Ihr Team, auf Wunsch mit der Einreichung als PDF im Anhang. Den Mailtext schreiben Sie selbst, Platzhalter setzen die Antworten ein. Dazu CSV-Export und ein Webhook für die Weitergabe an andere Systeme. Im Dashboard bekommt jede Einreichung einen Bearbeitungsstatus, Projektleitung und Beratung sind als getrennte Rollen je Projekt angelegt.

Formulare in mehreren Sprachen, übersetzt Feld für Feld, die Sprache wählt die ausfüllende Person selbst. Die ausgelieferten Formulare sind auf WCAG 2.1 Stufe AA ausgelegt: jedes Feld hat ein verknüpftes Label, die Bedienung funktioniert ohne Maus, Fehlermeldungen stehen am Feld, und es gibt eine Vorlage mit besonders hohen Kontrasten. Ein externes Prüfgutachten gibt es nicht. Wer gesetzlich zur Barrierefreiheit verpflichtet ist, plant deshalb eine eigene Prüfung ein.

Wer Microsoft 365 nutzt, lässt die Einreichungen direkt in die eigenen SharePoint-Listen laufen. Optional fasst eine KI die Eingänge zusammen oder sortiert sie vor. Beides sind zubuchbare Module ab dem Professional-Plan, beides passiert nur, wenn Sie es buchen und im Formular aktivieren.